Function Sheet · Ablaufplan · Laufzettel

    Schreibt ihr euer Function Sheet noch selber?

    Lasst das doch beevent übernehmen. Aus den Angaben eurer Kunden entstehen Function Sheets, Ablaufpläne und Laufzettel automatisch – pro Abteilung, immer aktuell, ohne Excel-Chaos. Kein Copy & Paste mehr aus 25 E-Mails pro Event.

    Kostenlose Demo anfragenSo funktioniert's
    3.000+ Events/Jahr bei führenden Locations70 % weniger E-Mails pro VeranstaltungHosting in DE · DSGVO-konform

    Ein Function Sheet ist nie fertig. Es wird nur abgeschickt.

    Zwischen Angebotsannahme und Eventtag ändert sich alles mehrfach: Personenzahl, Allergiker, Bestuhlung, Technik, Ablauf. Wer pflegt die zehnte Version – und woher weiß die Küche, dass es jetzt 142 statt 138 Pax sind?

    E-Mails pro Event

    Personenzahl in Mail 1, Allergiker in Mail 7, finale Bestuhlung im Telefonat. Niemand hat den Gesamtüberblick – außer der Eventmanager im Kopf.

    Versionen pro Function Sheet

    FS_Müller_final_V4_neu_KORR.xlsx – jeder kennt das. Die Küche druckt sich V3 aus, der Service arbeitet mit V4, und der Kunde spricht von V2.

    Manuelles Zusammenkopieren

    Aus E-Mails, WhatsApp, Notizen, Word- und Excel-Dateien wird ein Function Sheet zusammengebaut. Pro Event. Bei 600 Events im Jahr: 1.800 Stunden, die niemand mehr hat.

    So funktioniert's

    Function Sheets, die sich selbst schreiben.

    beevent gibt eurem Kunden einen eigenen, gebrandeten Eventraum. Dort beantwortet er strukturiert alle Fragen, die ihr sonst in 25 E-Mails klärt. Ändert er die Personenzahl, ändert sich das Function Sheet – in jeder Abteilung, in Echtzeit.

    Strukturierte Abfragen statt freier E-Mails

    Ihr definiert die Fragen einmal pro Eventtyp – Tagung, Hochzeit, Gala. Der Kunde beantwortet sie eigenständig. Keine Rückfragen wegen vergessener Allergiker oder fehlender Rechnungsadresse.

    Automatisches Function Sheet pro Abteilung

    Küche bekommt das Menü mit Allergikern, Technik bekommt die AV-Liste, Service den Ablauf. Jede Abteilung sieht, was sie braucht – nicht mehr, nicht weniger.

    Immer aktuell – ohne Versions-Chaos

    Ändert der Kunde am Mittwoch die Personenzahl, hat die Küche am Mittwoch die richtige Zahl. Keine „FS_final_V7_neu" mehr. Eine Wahrheit, für alle.

    Versand per E-Mail oder direkt an den Drucker

    Zum Zeitpunkt eurer Wahl. An die richtigen Personen. Im Format, das eure Abteilungen gewohnt sind. Inklusive automatischer Reminder an den Kunden, falls noch Angaben fehlen.

    1. 1

      Kunde füllt digitalen Eventraum

      Personenzahl, Menü, Bestuhlung, Ablauf, Technik

    2. 2

      beevent generiert Function Sheets

      Pro Abteilung, in eurem Layout, revisionssicher

    3. 3

      Automatischer Versand

      An Küche, Service, Technik – per Mail oder Druck

    4. 4

      Updates in Echtzeit

      Ändert sich was, ändert sich alles. Sofort.

    Function Sheet, Ablaufplan, Laufzettel – was ist was?

    In der Eventbranche werden die Begriffe oft synonym benutzt. Dabei haben sie eigentlich klar getrennte Aufgaben. Wer den Unterschied kennt, plant präziser.

    Vergleich: Function Sheet, Ablaufplan und Laufzettel
    Function SheetWas es istDas vollständige Arbeitsdokument für eine Veranstaltung. Bündelt alle Eckdaten, Leistungen und Sonderwünsche. Auch bekannt als Banquet Event Order (BEO) oder Veranstaltungsanweisung.Wer es nutztEventmanager, Bankettleiter, alle operativen Abteilungen
    AblaufplanWas es istDie zeitliche Choreografie der Veranstaltung. Wann ist Aufbau, Einlass, Empfang, Dinner, Showact, Abbau? Oft Teil des Function Sheets, manchmal als eigenes Dokument.Wer es nutztService, Technik, Künstler, Veranstaltungsleitung
    LaufzettelWas es istDie schmale, oft ausgedruckte Arbeitsversion für eine einzelne Abteilung am Eventtag. Enthält nur die Infos, die diese Abteilung wirklich braucht.Wer es nutztKüche, Service, Empfang, Housekeeping

    9 Bausteine, die jedes Function Sheet braucht.

    Egal ob Hochzeit, Tagung oder Gala – diese Eckpfeiler sollte jedes Function Sheet enthalten. Mit beevent fragt ihr genau diese Punkte strukturiert ab.

    / 01

    Eventdaten & Räume

    Datum, Beginn, Ende, Eventtyp, gebuchte Räume mit Aufbau-/Abbauzeiten und Bestuhlungsart.

    / 02

    Kontakt- & Rechnungsdaten

    Hauptansprechpartner vor Ort, Rechnungsempfänger, USt-ID, Kostenstelle bei Corporate-Kunden.

    / 03

    Personenzahl, VIPs, Allergiker

    Erwartete und garantierte Pax, Vegetarier/Veganer, alle Allergien, VIP-Plätze, Kinder.

    / 04

    Menü & Getränke

    Gänge, Pausenverpflegung, Getränkepauschale oder Abrechnung, Sonderwünsche zu Wein und Spirituosen.

    / 05

    Bestuhlung & Aufbau

    Reihenbestuhlung, Bankett, U-Form, Stehtische, Bühne, Tanzfläche, Empfangstresen – inkl. Skizze.

    / 06

    Technik & AV

    Mikrofone, Beamer, Beschallung, Aufzeichnung, Streaming, Beleuchtung, Sonderwünsche der Künstler.

    / 07

    Ablaufplan

    Zeitleiste mit allen relevanten Eventpunkten – vom Aufbau bis zum letzten Gast.

    / 08

    Externe Dienstleister

    Fotograf, DJ, Floristik, Künstler – mit Kontaktdaten, Anlieferzeiten und Abrechnungsmodus.

    / 09

    Sonderwünsche & Hinweise

    Alles, was nicht in die Standardfelder passt – aber am Eventtag den Unterschied macht.

    Die Zahlen unserer Kunden.

    70 %

    weniger E-Mails pro Veranstaltung

    2×

    verdoppelte Effizienz pro Eventmanager

    3.000+

    Events pro Jahr bei führenden Locations

    < 7 d

    bis beevent einsatzbereit ist

    Häufige Fragen zum Function Sheet.

    Noch Fragen? Buch eine 30-Minuten-Demo – wir zeigen euch live, wie das Function Sheet aus dem Kundeninput entsteht.

    Lasst beevent euer Function Sheet schreiben.

    30 Minuten Demo. Wir zeigen euch live, wie aus dem Eventraum eures Kunden das fertige Function Sheet entsteht – pro Abteilung, sofort einsatzbereit.

    Kostenlose Demo anfragen

    Keine Installation · DSGVO-konform · In unter 7 Tagen einsatzbereit