Schreibt ihr euer Function Sheet noch selber?
Lasst das doch beevent übernehmen. Aus den Angaben eurer Kunden entstehen Function Sheets, Ablaufpläne und Laufzettel automatisch – pro Abteilung, immer aktuell, ohne Excel-Chaos. Kein Copy & Paste mehr aus 25 E-Mails pro Event.
Ein Function Sheet ist nie fertig. Es wird nur abgeschickt.
Zwischen Angebotsannahme und Eventtag ändert sich alles mehrfach: Personenzahl, Allergiker, Bestuhlung, Technik, Ablauf. Wer pflegt die zehnte Version – und woher weiß die Küche, dass es jetzt 142 statt 138 Pax sind?
E-Mails pro Event
Personenzahl in Mail 1, Allergiker in Mail 7, finale Bestuhlung im Telefonat. Niemand hat den Gesamtüberblick – außer der Eventmanager im Kopf.
Versionen pro Function Sheet
FS_Müller_final_V4_neu_KORR.xlsx – jeder kennt das. Die Küche druckt sich V3 aus, der Service arbeitet mit V4, und der Kunde spricht von V2.
Manuelles Zusammenkopieren
Aus E-Mails, WhatsApp, Notizen, Word- und Excel-Dateien wird ein Function Sheet zusammengebaut. Pro Event. Bei 600 Events im Jahr: 1.800 Stunden, die niemand mehr hat.
Function Sheets, die sich selbst schreiben.
beevent gibt eurem Kunden einen eigenen, gebrandeten Eventraum. Dort beantwortet er strukturiert alle Fragen, die ihr sonst in 25 E-Mails klärt. Ändert er die Personenzahl, ändert sich das Function Sheet – in jeder Abteilung, in Echtzeit.
Technisch ist das ein digitaler Veranstaltungsplaner – nur dass am Ende kein Planungsdokument steht, sondern ein fertiges Function Sheet pro Abteilung.
Strukturierte Abfragen statt freier E-Mails
Ihr definiert die Fragen einmal pro Eventtyp – Tagung, Hochzeit, Gala. Der Kunde beantwortet sie eigenständig. Keine Rückfragen wegen vergessener Allergiker oder fehlender Rechnungsadresse.
Automatisches Function Sheet pro Abteilung
Küche bekommt das Menü mit Allergikern, Technik bekommt die AV-Liste, Service den Ablauf. Jede Abteilung sieht, was sie braucht – nicht mehr, nicht weniger.
Immer aktuell – ohne Versions-Chaos
Ändert der Kunde am Mittwoch die Personenzahl, hat die Küche am Mittwoch die richtige Zahl. Keine „FS_final_V7_neu" mehr. Eine Wahrheit, für alle.
Versand per E-Mail oder direkt an den Drucker
Zum Zeitpunkt eurer Wahl. An die richtigen Personen. Im Format, das eure Abteilungen gewohnt sind. Inklusive automatischer Reminder an den Kunden, falls noch Angaben fehlen.
- 1
Kunde füllt digitalen Eventraum
Personenzahl, Menü, Bestuhlung, Ablauf, Technik
- 2
beevent generiert Function Sheets
Pro Abteilung, in eurem Layout, revisionssicher
- 3
Automatischer Versand
An Küche, Service, Technik – per Mail oder Druck
- 4
Updates in Echtzeit
Ändert sich was, ändert sich alles. Sofort.
Function Sheet, Ablaufplan, Laufzettel – was ist was?
In der Eventbranche werden die Begriffe oft synonym benutzt. Dabei haben sie eigentlich klar getrennte Aufgaben. Wer den Unterschied kennt, plant präziser.
| Begriff | Was es ist | Wer es nutzt |
|---|---|---|
| Function Sheet | Das vollständige Arbeitsdokument für eine Veranstaltung. Bündelt alle Eckdaten, Leistungen und Sonderwünsche. Auch bekannt als Banquet Event Order (BEO) oder Veranstaltungsanweisung. | Eventmanager, Bankettleiter, alle operativen Abteilungen |
| Ablaufplan | Die zeitliche Choreografie der Veranstaltung. Wann ist Aufbau, Einlass, Empfang, Dinner, Showact, Abbau? Oft Teil des Function Sheets, manchmal als eigenes Dokument. | Service, Technik, Künstler, Veranstaltungsleitung |
| Laufzettel | Die schmale, oft ausgedruckte Arbeitsversion für eine einzelne Abteilung am Eventtag. Enthält nur die Infos, die diese Abteilung wirklich braucht. | Küche, Service, Empfang, Housekeeping |
| Function Sheet | Was es istDas vollständige Arbeitsdokument für eine Veranstaltung. Bündelt alle Eckdaten, Leistungen und Sonderwünsche. Auch bekannt als Banquet Event Order (BEO) oder Veranstaltungsanweisung. | Wer es nutztEventmanager, Bankettleiter, alle operativen Abteilungen |
|---|---|---|
| Ablaufplan | Was es istDie zeitliche Choreografie der Veranstaltung. Wann ist Aufbau, Einlass, Empfang, Dinner, Showact, Abbau? Oft Teil des Function Sheets, manchmal als eigenes Dokument. | Wer es nutztService, Technik, Künstler, Veranstaltungsleitung |
| Laufzettel | Was es istDie schmale, oft ausgedruckte Arbeitsversion für eine einzelne Abteilung am Eventtag. Enthält nur die Infos, die diese Abteilung wirklich braucht. | Wer es nutztKüche, Service, Empfang, Housekeeping |
Function Event vs. Function Sheet – der Unterschied.
Zwei Begriffe, die in deutschsprachigen Locations regelmäßig vermischt werden – obwohl sie zwei völlig verschiedene Dinge bezeichnen.
Ein Function Event ist im internationalen Hotel- und Gastronomie-Sprachgebrauch die Veranstaltung selbst: die Hochzeit, das Firmenevent, die Gala, das Jubiläum. Das Function Sheet ist dagegen das Arbeitsdokument dazu – die Anweisung, mit der eure Abteilungen dieses Function Event durchführen.
Die Merkregel ist einfach: Das eine ist das Event, das andere die Anweisung dazu. Wer im Team konsequent unterscheidet, vermeidet Missverständnisse in der Übergabe – „Hast du das Function Event geschickt?" ist eine andere Frage als „Hast du das Function Sheet geschickt?". Bei beevent bleibt die Trennung automatisch klar: Jedes Function Event bekommt einen eigenen digitalen Eventraum, aus dem das jeweilige Function Sheet pro Abteilung entsteht.
Praktisch relevant wird die Unterscheidung spätestens in der Kalenderpflege: Im Bankettkalender steht das Function Event mit Datum, Raum und Personenzahl – im Function Sheet steht, was genau passieren muss, damit dieses Function Event funktioniert. Wer beide Ebenen in einem einzigen Excel-Tab mischt, produziert genau die Rückfragen, die ihr euch sparen wollt: Die Reservierung schaut auf die Belegung, die Küche auf die Menüzeilen, der Service auf die Zeitleiste – und alle drei arbeiten auf demselben Dokument, das niemand vollständig überblickt. Getrennte Ebenen mit einer gemeinsamen Datenquelle lösen das.
9 Bausteine, die jedes Function Sheet braucht.
Egal ob Hochzeit, Tagung oder Gala – diese Eckpfeiler sollte jedes Function Sheet enthalten. Mit beevent fragt ihr genau diese Punkte strukturiert ab.
Wichtig ist nicht nur, dass diese neun Punkte vorkommen – sondern dass jede Abteilung genau ihren Teil bekommt. Die Küche braucht Personenzahl, Menü und Allergiker, nicht die Rechnungsadresse. Die Technik braucht die AV-Liste und die Aufbauzeiten, nicht die Getränkepauschale. In einer klassischen Vorlage steht alles untereinander, und jede Abteilung sucht sich ihre Zeilen selbst zusammen. Genau dieses Filtern übernimmt beevent automatisch – ihr definiert einmal pro Abteilung, welche Bausteine relevant sind.
Eventdaten & Räume
Datum, Beginn, Ende, Eventtyp, gebuchte Räume mit Aufbau-/Abbauzeiten und Bestuhlungsart.
Kontakt- & Rechnungsdaten
Hauptansprechpartner vor Ort, Rechnungsempfänger, USt-ID, Kostenstelle bei Corporate-Kunden.
Personenzahl, VIPs, Allergiker
Erwartete und garantierte Pax, Vegetarier/Veganer, alle Allergien, VIP-Plätze, Kinder.
Menü & Getränke
Gänge, Pausenverpflegung, Getränkepauschale oder Abrechnung, Sonderwünsche zu Wein und Spirituosen.
Bestuhlung & Aufbau
Reihenbestuhlung, Bankett, U-Form, Stehtische, Bühne, Tanzfläche, Empfangstresen – inkl. Skizze.
Technik & AV
Mikrofone, Beamer, Beschallung, Aufzeichnung, Streaming, Beleuchtung, Sonderwünsche der Künstler.
Ablaufplan
Zeitleiste mit allen relevanten Eventpunkten – vom Aufbau bis zum letzten Gast.
Externe Dienstleister
Fotograf, DJ, Floristik, Künstler – mit Kontaktdaten, Anlieferzeiten und Abrechnungsmodus.
Sonderwünsche & Hinweise
Alles, was nicht in die Standardfelder passt – aber am Eventtag den Unterschied macht.
Function Sheet für Bankett und Gastronomie.
Bankett- und Gastronomiebetriebe arbeiten seit Jahrzehnten mit Function Sheets – international unter dem Namen Banquet Event Order (BEO).
Der Unterschied zur allgemeinen Eventlocation liegt in der Dichte: In Hotels und Restaurants laufen mehrere Bankettveranstaltungen parallel – vormittags die Tagung im Konferenzraum, abends das Bankett im Saal, dazwischen à-la-carte-Betrieb. Ein Function Sheet Bankett muss deshalb doppelt sauber sortiert sein: pro Veranstaltung UND pro Abteilung. Küche, Service, Reservierung und Housekeeping brauchen jeweils ihre eigene Sicht auf denselben Datenstand.
Genau hier verliert Excel die Übersicht. Wer in der Gastronomie mit einer statischen Function Sheet Gastronomie Vorlage arbeitet, pflegt am Ende zehn Dateien parallel – und die Küche druckt zuverlässig die falsche. beevent generiert die Banquet Event Order automatisch aus den Angaben eurer Kunden, getrennt pro Veranstaltung und pro Abteilung. Für Cateringbetriebe gilt dasselbe Prinzip, nur ohne eigene Räume: Die Angaben kommen vom Kunden, die Sheets gehen an Produktion, Logistik und Servicecrew.
Der Effekt zeigt sich am Eventtag: Wenn die Banquet Event Order automatisch aus dem aktuellen Datenstand entsteht, muss niemand morgens noch Versionen abgleichen. Die Küche kalkuliert auf der richtigen Personenzahl, der Service kennt die Zeitleiste, die Reservierung sieht die Raumbelegung – ohne eine einzige zusätzliche Rückfrage per E-Mail.
Function Sheet Vorlage: Diese Inhalte gehören hinein.
Ein vollständiges Function Sheet deckt alle relevanten Bereiche ab. Jeder Punkt liefert einer bestimmten Abteilung die Informationen, die sie für einen reibungslosen Ablauf braucht.
Eventdaten
Datum, Uhrzeit, Location, Raumnummer, erwartete Gästezahl. Küche, Service und Technik brauchen diese Basisinformation, um rechtzeitig mit dem Aufbau und der Vorbereitung zu starten.
Ansprechpartner
Kunde vor Ort, externe Dienstleister und der interne Verantwortliche. Service, Empfang und Sicherheit wissen so jederzeit, wen sie bei Fragen oder Unklarheiten kontaktieren.
Ablaufplan mit Uhrzeiten
Von Aufbau über Einlass, Empfang und Programm bis Abbau. Service, Technik und Sicherheitseinsatz planen ihre Ressourcen entlang dieser Zeitleiste.
Bestuhlung & Raumaufbau
Reihenbestuhlung, U-Form, Bankett oder Stehtische – inklusive Bühne, Tanzfläche oder Empfangstresen. Service und Technik richten den Raum exakt nach diesen Vorgaben ein.
F&B – Speisen & Getränke
Menüauswahl, Pausenverpflegung, Getränkepauschale und Sonderwünsche. Die Küche kalkuliert Portionen, der Getränkemanager bereitet die Bestellung vor.
Technik & AV
Beamer, Mikrofone, Beschallung, Streaming, Licht und Besonderheiten der Künstler. Die Technik-Crew bereitet das Equipment anhand dieser Liste vor.
Besonderheiten & Hinweise
Allergien, Barrierefreiheit, besondere Wünsche oder Risiken. Housekeeping, Sicherheit und Service können so proaktiv auf individuelle Bedürfnisse reagieren.
Function Sheet Vorlage in Excel oder Word – die Grenzen von Office
Eine Function Sheet Vorlage Excel ist der klassische Einstieg – schnell erstellt, schnell chaotisch. Eine Function Sheet Vorlage Word ist noch statischer. Beide haben dieselbe strukturelle Grenze: Sie speichern einen Zustand, aber sie kommunizieren nicht. Ändert der Kunde die Personenzahl, muss jemand die Function Sheet Vorlage Veranstaltung nachziehen und an alle Abteilungen neu verschicken – und hoffen, dass niemand mehr mit der alten Version arbeitet. Mit beevent tragen eure Kunden ihre Angaben selbst ein, das Function Sheet aktualisiert sich automatisch und jede Abteilung sieht jederzeit den aktuellen Stand. Wer den Sprung von Office in eine durchgängige Eventplanung Software macht, spart sich genau diesen Pflegeaufwand.
Function Sheet Beispiel: Tagung vs. Hochzeit.
Die gleiche Vorlage, zwei völlig unterschiedliche Events. So unterschiedlich füllen sich die Felder je nach Eventtyp – und genau deshalb braucht es eine flexible, automatische Lösung.
Besonders im Hochzeitsgeschäft entscheidet die Detailtiefe: Trauung, Sektempfang, Tortenanschnitt und Musik-Cues gehören ins Function Sheet. Wie beevent das für Hochzeitslocations abbildet, zeigt die passende Lösungsseite.
- Eventdaten: 08:00–17:00 Uhr, 45 Pax, Konferenzraum A
- Ablauf: 08:30 Registrierung, 09:00 Beginn, 10:30 Kaffeepause, 12:30 Mittagessen, 15:00 Kaffeepause, 16:30 Ende
- F&B: Kaffeepause mit Snacks, Business-Lunch, Nachmittagskaffee
- Technik: Beamer, 2 Mikrofone, Flipchart, stabiles WLAN
- Besonderheiten: Barrierefreier Zugang, früher Aufbau ab 07:00 Uhr
- Eventdaten: 14:00–02:00 Uhr, 120 Pax, Saal + Terrasse
- Ablauf: 14:00 Anlieferung Floristik, 15:00 Aufbau, 16:00 Trauung, 17:00 Sektempfang, 18:30 Dinner, 21:00 Tanz, 23:00 Mitternachtssnack, 02:00 Ende
- F&B: 4-Gänge-Menü, Hochzeitstorte, Sektempfang, Bar, Mitternachtssnack
- Technik: DJ, Beleuchtung, Mikrofon für Reden
- Besonderheiten: 2× Nussallergie, Kinderbetreuung, Feuerwerk um 00:00 Uhr
Die Zahlen unserer Kunden.
70 %
weniger E-Mails pro Veranstaltung
2×
verdoppelte Effizienz pro Eventmanager
3.000+
Events pro Jahr bei führenden Locations
< 7 d
bis beevent einsatzbereit ist
Häufige Fragen zum Function Sheet.
Noch Fragen? Buch eine 30-Minuten-Demo – wir zeigen euch live, wie das Function Sheet aus dem Kundeninput entsteht.
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30 Minuten Demo. Wir zeigen euch live, wie aus dem Eventraum eures Kunden das fertige Function Sheet entsteht – pro Abteilung, sofort einsatzbereit.
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