Event Management Software für Eventlocations, Hotels & Caterer.

Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabsprache zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt. Statt per E-Mail, Telefon und PDF werden alle Eventdetails wie Bestuhlung, Menü, Getränke und Ablauf in einem zentralen Eventraum geklärt. Das Ergebnis ist ein automatisch generiertes Function Sheet, das alle Abteilungen mit den gleichen Informationen versorgt.

Jeder Endkunde erhält einen eigenen Login zu seinem persönlichen Dashboard für sein Event. Dort beantwortet er dynamische Fragenkataloge, die der Veranstaltungsort je nach Anlass, Saison und Angebot mit Konditionallogik vorkonfiguriert. Der Kunde erhält Aufgaben mit Fristen und automatischen E-Mail-Remindern, kann Dokumente zentral mit der Location austauschen und seinen Ablaufplan jederzeit aktualisieren. Er sieht den aktuellen Planungsstand transparent in Echtzeit – alle Beteiligten arbeiten auf demselben Datenstand.

Ja. Veranstaltungsorte konfigurieren dynamische Fragenkataloge, die je nach Anlass, Location, Saison und Angebot unterschiedlich aufgebaut sind. Über Konditionallogik werden nur die Fragen gestellt, die für das jeweilige Event relevant sind – eine Hochzeit erhält andere Fragen als eine Firmentagung oder ein Bankett. Das beevent-Team konfiguriert die Kataloge im Onboarding gemeinsam mit der Location.

Am Ende der Planungsphase generiert beevent aus den Antworten im digitalen Eventraum automatisch ein individuelles Function Sheet für jede Abteilung – Küche, F&B, Technik, Service – und versendet es an die richtigen Personen. Jede Abteilung erhält genau die Informationen, die sie für ihre Arbeit braucht. Manuelles Zusammenstellen, Weiterleiten oder Nachfragen entfällt vollständig.

Die Einführung dauert in der Regel zwei Wochen. In dieser Zeit werden Corporate Design, Fragenkataloge und Vorlagen für die Location konfiguriert, und das Team wird remote oder vor Ort geschult. Es ist kein IT-Aufwand erforderlich, da beevent vollständig cloudbasiert ist.

beevent eignet sich für alle Veranstaltungsorte, die regelmäßig Events mit Endkunden planen – von Tagungshotels und Hochzeitshotels über Eventlocations und Bankett-Häuser bis zu Caterern, Reedereien und Tagungszentren. Sinnvoll wird der Einsatz typischerweise ab 50 bis 100 Events pro Jahr, weil dort der Schmerz vieler parallel laufender Kundenabstimmungen am größten ist. Eventagenturen und Corporate-Planer nutzen beevent ebenfalls als Planungsplattform für ihre Events.

beevent wird im monatlichen Abo pro Location abgerechnet. Die Höhe richtet sich nach Größe und Eventvolumen der Location. Ein individuelles Angebot lässt sich über den Angebotsgenerator innerhalb von 24 Stunden erstellen oder über eine kostenlose Demo direkt mit dem beevent-Team besprechen.

beevent verfügt über eine offene API, über die sich Daten mit bestehenden CRM-, PMS- und Bankett-Systemen austauschen lassen. beevent positioniert sich bewusst als Abstimmungslayer zwischen Location und Endkunde und ersetzt weder CRM, PMS noch Bankett-Software, sondern ergänzt diese.

Ja. beevent wird vollständig auf Servern in Deutschland gehostet und entspricht den Anforderungen der DSGVO. Auftragsverarbeitungsverträge können mit dem beevent-Team abgeschlossen werden.

Nein. beevent ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung und erfordert keine Installation, keinen eigenen Server und keine IT-Administration vor Ort. Mitarbeitende greifen über den Browser zu, Endkunden ebenfalls über einen Link zum eigenen Eventraum.

Ja. beevent ist mehrsprachig und eignet sich auch für Veranstaltungsorte mit internationalem Endkundengeschäft. Sowohl die Oberfläche für das Eventmanagement-Team als auch der digitale Eventraum für Endkunden lassen sich in mehreren Sprachen nutzen. Damit können deutsche Locations auch internationale Firmenkunden, Hochzeitsgäste oder Tagungsteilnehmer strukturiert in deren Landessprache durch den Planungsprozess führen.

Veranstaltungsorte berichten von durchschnittlich 15 bis 20 weniger E-Mails pro Event und einer Reduktion des gesamten Kommunikationsaufwands um etwa 70 Prozent. Das Eventmanagement-Team gewinnt dadurch Zeit für Sales und Kundenbindung statt manueller Abstimmungsarbeit. Den individuellen ROI für die eigene Location liefert der ROI-Rechner auf der beevent-Website.

Genau diese Dynamik löst beevent auf. Endkunden ändern ihre Planung – Gästezahl, Ablauf, Catering – ohnehin häufig, das ist normal. Im digitalen Eventraum aktualisiert der Kunde seine Angaben jedoch selbst, sieht jederzeit den aktuellen Stand und erzeugt damit keine Mehrarbeit für das Eventmanagement-Team. Mehr Transparenz reduziert die Unsicherheit auf Kundenseite – Rückfragen, Telefonate und Eskalationen sinken deutlich.