Die wichtigsten Funktionen des Digitalen Event Managers
beevent organisiert die komplette Kommunikation zwischen Location und Kunde während der Eventplanung – strukturiert, digital und effizient.
Was ist ein digitaler Event Manager?
Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabstimmung zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt – statt per E-Mail, Telefon und PDF.
beevent wird deshalb auch digitaler Veranstaltungsplaner genannt: Kunden planen ihr Event zu großen Teilen selbst, das Team wird entlastet, und aus allen Angaben entsteht automatisch das Function Sheet. Wo beevent innerhalb der verschiedenen Kategorien von Event Software steht, zeigt die Übersicht. Und mit dem Angebotsgenerator für Locations erstellt ihr Eventangebote in Minuten.
Software oder Berufsbild?
„Digitaler Event Manager" bezeichnet auch ein modernes Berufsbild – Event Manager:innen, die hybride und digitale Veranstaltungen verantworten. Diese Seite beschreibt jedoch die Software, die genau diese Arbeit automatisiert: digitale Detailabsprachen, automatische Function Sheets, Aufgaben & Fristen, Forecasts. Wer als Event Manager:in arbeitet, findet hier das Werkzeug – nicht die Stellenanzeige.
Die Phase, die andere auslassen
Andere Systeme hören beim Vertragsabschluss auf. Da fängt die eigentliche Arbeit erst an. Genau hier setzt der Digitale Event Manager an: Er strukturiert die komplette Detailabsprache mit dem Kunden – von der ersten Frage bis zum fertigen Function Sheet.
Automatische Function-Erstellung
Aus allen Kundenangaben entsteht pro Abteilung ein fertiges Function Sheet – ohne manuelles Zusammenstellen.
Aufgaben & Reminder für Kunden
Kunden erhalten klare Aufgaben mit Fristen. Automatische Erinnerungen sichern pünktliche Rückmeldungen.
Interne Checklisten
Team-interne Checklisten pro Event, nur für Mitarbeitende sichtbar – nichts geht verloren.
Viele Parallelveranstaltungen
Übersicht über alle laufenden Events auf einen Blick – auch bei 200+ Veranstaltungen pro Jahr behält das Team den Stand.
Alles was ihr für die Eventplanung braucht
Digitale Detailabsprachen
Strukturierte Detailabsprachen ersetzen endlose E-Mails, Telefonate und Meetings mit euren Kunden.
- Strukturierte Abfragen statt freier E-Mail-Texte
- Alle Absprachen nachvollziehbar dokumentiert
- Kunden und Teams sehen den gleichen Stand
Automatische Function Sheets
Für jede Abteilung wird automatisch das passende Function Sheet generiert – kein manuelles Zusammenstellen mehr.
- Automatische Zusammenführung aller Planungsdetails
- Sofort einsatzbereit für alle Abteilungen
- Immer auf dem aktuellen Stand
Kundenaufgaben mit Fristen
Kunden erhalten klare Aufgaben mit Deadlines. Automatische Reminder sichern pünktliche Rückmeldungen.
- Automatische Aufgabenlisten und Erinnerungen
- Wichtige Details kommen rechtzeitig an
- Event Manager müssen nicht mehr hinterherlaufen
Berichte & Forecasts
Küchenchef, F&B, Technik – jede Abteilung bekommt individuelle Forecasts auf kommende Events.
- Automatische Auswertungen und Statistiken
- Forecast für kommende Veranstaltungen
- Export-Funktion für interne Reportings
Reporting & Auswertungen
Übersicht über offene Aufgaben, unbeantwortete Fragen und operative Reports für Event Manager.
- Fehlende Informationen werden hervorgehoben
- Deutlich effizientere Eventvorbereitung
- Automatische Function Sheets für jede Abteilung
Bestuhlungs- & Ablaufplanung
Bestuhlungspläne aus der Bibliothek und gemeinsame Ablaufplanung mit euren Kunden.
- Digitaler Ablaufplan für jedes Event
- Weniger Missverständnisse, bessere Vorbereitung
- Änderungen sofort für alle sichtbar
Noch mehr Möglichkeiten
Raumübersicht
Behalte den Überblick über alle Räume und deren Belegung – welche Räume wann verfügbar sind.
Dateien-Austausch
Dokumente, Bilder und Dateien direkt im Eventraum austauschen – kein E-Mail-Anhang geht mehr verloren.
Interne Checklisten
Interne Checklisten für dein Team, die nur für Mitarbeitende sichtbar sind.
Berichte & Forecast
Automatische Berichte über eure Veranstaltungen und Forecasts über kommende Events.
E-Mail-Reminder für Kunden
Kunden erhalten automatische Erinnerungen zu offenen Aufgaben und Fristen.
Automatische Function Sheets
Aus allen Eventdetails wird automatisch ein vollständiges Function Sheet generiert.
Digitale Detailabsprachen
Alle Detailabsprachen laufen digital und strukturiert – statt in langen E-Mail-Verläufen.
Mehr Zeit für Verkauf & Beratung
Event Manager verbringen bis zu 80 % weniger Zeit mit Abstimmungen.
Das Ergebnis
Der Digitale Event Manager strukturiert die komplette Kommunikation zwischen Eventlocation und Kunde während der Planungsphase.
Tarife des Digitalen Event Managers
Alle Pläne beinhalten technisches Onboarding, persönlichen Support und laufende Weiterentwicklung des Produkts.
Zahlweise
Laufzeit 12 Monate zum Listenpreis.
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
← Wischen zum Vergleichen →
Funktioniert auch ohne Schnittstellen – kein Systemwechsel notwendig.
Digitaler Event Manager — alle Funktionen im Überblick
Vergleicht alle Funktionen und findet den Plan, der perfekt zu eurer Location passt.
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| Funktion | Starter | Basic | Pro | Unlimited |
|---|---|---|---|---|
| Events & Kapazität | ||||
| Events pro Jahr | Bis 50 | Bis 150 | Bis 300 | Unbegrenzt |
| Benutzer | 1 | 3 | 10 | Unbegrenzt |
| Standorte | 1 | 2 | 5 | Unbegrenzt |
| Kernfunktionen | ||||
| Digitale Detailabsprachen | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Konditionallogik pro Eventart | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Automatische Erinnerungen | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Ablaufplanung mit Kunden | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Bestuhlungsplanung | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Dokumentenverwaltung | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Automatisierung | ||||
| Automatische Function Sheets | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Smarte Berichte & Forecasts | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Reporting & Auswertungen | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Interne Checklisten | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Anpassung & Integration | ||||
| Mehrsprachigkeit | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| White Label je Standort | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| API-Anbindungen | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Individuelle Integrationen | nicht enthalten | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Support & Service | ||||
| E-Mail-Support | enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Prioritäts-Support | nicht enthalten | enthalten | enthalten | enthalten |
| Mitarbeiterschulungen | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Dedizierter Ansprechpartner | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Kostenlos ausprobieren | Kostenlos ausprobieren | Kostenlos ausprobieren | Individuelles Angebot anfragen | |
Häufige Fragen zum digitalen Event Manager
Was ist ein digitaler Event Manager?
Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabstimmung zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt – statt per E-Mail, Telefon und PDF. Kunden planen ihr Event zu großen Teilen selbst in einem Eventraum; aus allen Angaben entsteht automatisch das Function Sheet für den Betrieb.
Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Event Manager und einem CRM?
Ein CRM verwaltet Anfragen, Kontakte und Buchungen vor dem Vertragsabschluss. Ein digitaler Event Manager wie beevent setzt nach der Buchung an und strukturiert die Detailabstimmung mit dem Kunden während der Planungsphase. beevent ersetzt kein CRM, PMS oder Bankettsystem, sondern ergänzt bestehende Systeme um genau die Schicht, die heute per E-Mail und Telefon abläuft.
Welche Aufgaben übernimmt der digitale Event Manager automatisch?
beevent übernimmt strukturierte Detailabfragen beim Kunden (Catering, Technik, Bestuhlung, Zeitplan), versendet automatische Reminder zu offenen Punkten und Fristen, generiert aus allen Angaben Function Sheets für den Betrieb und liefert Forecasts zu Auslastung und Umsatz – ohne dass das Eventteam die Daten manuell zusammenträgt.
Für welche Eventgrößen eignet sich beevent?
beevent ist auf Events von rund 20 bis über 1.000 Gästen ausgelegt – von Tagungen und Hochzeiten über Firmenevents bis zu Konferenzen und Galas. Der gleiche digitale Eventraum funktioniert sowohl für kleine, schnell organisierte Termine als auch für komplexe Großveranstaltungen mit mehreren Räumen und Dienstleistern.
Müssen wir unser bestehendes System ersetzen?
Nein. beevent ergänzt eure bestehenden Tools – es ersetzt sie nicht. Ihr nutzt weiterhin euer CRM oder Angebots-Tool wie gewohnt. beevent übernimmt den Teil, der heute am meisten Zeit kostet: die Abstimmung mit euren Kunden. es ersetzt eher viele E-Mails, telefonische Nachfragen und längere Detailabsprachen vor Ort.
Brauchen wir Schnittstellen, damit beevent funktioniert?
Nein. beevent entfaltet den größten Effekt unabhängig von bestehenden Systemen – weil es genau den Teil strukturiert, der heute außerhalb eurer Tools passiert: die Abstimmung mit euren Kunden per E-Mail, Telefon und persönlichen Detailabsprachen vor Ort. Integrationen können sinnvoll sein – sind aber keine Voraussetzung für euren Erfolg.
Funktioniert das wirklich mit unseren Kunden?
Ja – denn Kunden schätzen klare, strukturierte Abläufe. Der Digitale Event Manager gibt euren Kunden das Gefühl von Sicherheit und Kontrolle. "Anstrengende Kunden" sind meistens unsichere Kunden. Sie sehen, dass an alles gedacht wird und wissen jederzeit, was noch fehlt. Auch von erfahrenen Corporate Planern und Eventagenturen erhalten wir viel Lob.
Wie viel Zeit sparen wir wirklich?
Im Schnitt reduziert sich die Abstimmung um ca. 70 Prozent. Das bedeutet: weniger E-Mails, weniger Telefonate, weniger Nachfassen. Viele Teams sparen mehrere Stunden pro Event.
Ist das für unsere Kunden nicht zu unpersönlich?
Im Gegenteil. Weniger Abstimmung bedeutet mehr Zeit für echten, persönlichen Kontakt. Ihr sprecht mit euren Kunden über das Wesentliche – nicht über fehlende Informationen.
Was passiert mit unserem Upselling?
Es wird besser. Durch strukturierte Abfragen werden Optionen sichtbar, die sonst oft untergehen. Viele Kunden erzielen dadurch spürbar mehr Zusatzumsatz.
Was passiert, wenn Kunden ihre Aufgaben nicht erledigen?
beevent erinnert automatisch. Klare Deadlines und automatische Erinnerungen ersetzen manuelles Nachfassen.
Ist beevent DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und sicher gespeichert.
Bereit, eure Eventplanung zu revolutionieren?
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