Event Software: was gehört heute rein — und was fehlt in den meisten Locations?
Event Software ist ein Sammelbegriff für fünf sehr unterschiedliche Kategorien. Dieser Überblick erklärt, was jede davon leistet, worauf ihr bei der Auswahl achten müsst, was realistische Kosten sind – und warum in fast jedem Haus dieselbe Kategorie fehlt.
70%
weniger Kommunikation mit dem Kunden
15–20
E-Mails weniger pro Event
+25%
mehr Umsatz durch Upselling
2 Wochen
bis zum Einsatz
Was ist Event Software? Eine Definition, die weiterhilft.
Event Software bezeichnet alle digitalen Werkzeuge, mit denen Veranstaltungen verkauft, geplant, abgestimmt, durchgeführt und ausgewertet werden.
Der Begriff Event Software ist wenig trennscharf – und genau das ist das Problem bei der Auswahl. Unter demselben Wort verkaufen Anbieter Ticketing-Plattformen, Hotel-Buchungssysteme, Bankettmodule, Gästelisten-Werkzeuge und Kommunikationsplattformen. Wer nach Event Software oder Event Management Software sucht, bekommt deshalb Ergebnisse, die inhaltlich kaum vergleichbar sind. Im deutschsprachigen Markt kommen die Synonyme Eventmanagement Software, Veranstaltungsmanagement Software und Veranstaltungssoftware hinzu – gemeint ist meist dasselbe.
Hilfreich wird die Definition erst, wenn man sie am Prozess entlang denkt: Eine Veranstaltung durchläuft Anfrage, Angebot, Buchung, Detailabstimmung, Durchführung und Nachbereitung. Jede Phase hat eigene Anforderungen – und für jede Phase gibt es eine eigene Software-Kategorie. Eventmanagement Software ist damit kein Produkt, sondern ein Werkzeugkasten, dessen Zusammenstellung von der Art eures Hauses abhängt.
Für Eventlocations und Hotels mit Bankett gilt dabei eine Besonderheit: Der aufwendigste Teil der Arbeit liegt nicht im Verkauf, sondern in der Phase zwischen unterschriebenem Vertrag und Eventtag. Dort entstehen die 25 E-Mails pro Veranstaltung, die Rückfragen, die kurzfristigen Änderungen. Und ausgerechnet diese Phase deckt klassische Veranstaltungsmanagement Software am schlechtesten ab.
Die 5 Kategorien von Event Software — und was jede leistet.
Kein Produkt deckt alle fünf gleich gut ab. Wer weiß, welche Kategorie er wirklich sucht, spart sich die Hälfte aller Demo-Termine.
1. Buchungssystem / PMS
Was sie leistet: Verwaltet Verfügbarkeiten, Raum- und Zimmerbelegung, Reservierungen und Rechnungsstellung. In Hotels ist das PMS (Property Management System) die zentrale Datenquelle für alles, was mit Belegung und Umsatz zu tun hat.
Was sie nicht leistet: Es bildet keine inhaltliche Abstimmung ab. Was der Kunde beim Catering will, welche Technik gebraucht wird oder wie der Ablauf aussieht, steht nirgends im Buchungssystem.
Typische Anbieter: Hotel-PMS-Suiten, Raumbuchungssysteme, Venue-Booking-Portale.
2. CRM & Vertriebssoftware
Was sie leistet: Verwaltet Kontakte, Anfragen, Angebote und die Vertriebs-Pipeline bis zur Unterschrift. Eine gute Eventmanagement Software auf CRM-Basis zeigt, welche Anfrage in welchem Stadium steckt und wie hoch die Abschlussquote ist.
Was sie nicht leistet: Nach der Unterschrift endet der Nutzen. Das CRM begleitet den Verkauf, nicht die Durchführung – die Detailphase zwischen Buchung und Eventtag ist ein blinder Fleck.
Typische Anbieter: allgemeine CRM-Plattformen, branchenspezifische Venue-CRMs.
3. Bankettsoftware
Was sie leistet: Bildet Bankett- und F&B-Prozesse ab: Menüs, Getränkepauschalen, Bestuhlung und Function Sheets bzw. BEOs für Küche und Service. Klassische Bankett-Software ist stark in der internen Produktionsplanung.
Was sie nicht leistet: Sie ist ein internes Werkzeug. Der Kunde arbeitet nicht darin – seine Angaben kommen weiter per E-Mail an und müssen von Hand ins Bankettsystem übertragen werden.
Typische Anbieter: Bankett- und Veranstaltungsmodule großer Hotelsoftware-Suiten.
4. Kommunikations- und Abstimmungsebene
Was sie leistet: Strukturiert die Zusammenarbeit mit dem Kunden nach der Buchung: Detailabsprachen, Fristen, Dokumente, Ablauf, Gästezahlen – in einem gemeinsamen Eventraum. Aus den Eingaben entstehen Function Sheets automatisch.
Was sie nicht leistet: Sie ersetzt weder Buchung noch Rechnung noch CRM. Sie ist vorgeschaltet und liefert den anderen Systemen saubere Daten.
Diese Kategorie ist die jüngste im Markt – und in den meisten Häusern schlicht nicht besetzt. Genau hier arbeitet beevent.
5. Reporting & Auswertung
Was sie leistet: Verdichtet Eventdaten zu Forecasts und Auswertungen: Umsatz je Eventtyp, F&B-Bedarf, Auslastung, Personalplanung. Ohne Reporting ist jede Veranstaltungsmanagement Software nur eine Ablage.
Was sie nicht leistet: Reporting erzeugt keine Daten. Es ist nur so gut wie die Struktur der Systeme davor – deshalb scheitert es oft an unstrukturierten E-Mail-Informationen.
Typische Anbieter: BI-Werkzeuge, Reporting-Module der jeweiligen Fachsysteme.
Fehlt euch Kategorie 4?
In 30 Minuten seht ihr, wie die Abstimmung zwischen Buchung und Eventtag mit beevent läuft — an einem echten Event aus eurem Haus.
Kostenlose Demo buchenSo sieht die fehlende Kategorie in der Praxis aus
Getränkepauschalen, Menüauswahl, Allergikerwünsche – der Kunde klärt alles eigenständig im Eventraum, statt per E-Mail.
Alle Funktionen dieser Abstimmungsebene stehen im Digitalen Event Manager.
Cateringabsprache: visuell, strukturiert und mit Upgrade-Optionen
Event Software Auswahl: 7 Kriterien, die den Unterschied machen.
Feature-Listen sind austauschbar. Diese sieben Punkte entscheiden darüber, ob eine Event Management Software im Alltag tatsächlich benutzt wird.
1. DSGVO & Hosting-Standort
Wo liegen die Daten eurer Kunden? Für deutsche Locations ist Hosting in der EU – idealerweise in Deutschland – plus ein sauberer Auftragsverarbeitungsvertrag Pflicht, nicht Kür.
2. Integration in bestehende Systeme
Eine neue Event Management Software darf kein Insel-Tool sein. Prüft, ob sie neben PMS, CRM und Bankettsystem laufen kann, statt eines davon abzulösen. Ablösungen sind teuer und scheitern häufig.
3. Onboarding-Aufwand
Wie lange dauert es bis zum ersten echten Event im System? Alles über vier bis sechs Wochen bedeutet in der Praxis, dass das Projekt im Tagesgeschäft versandet.
4. Skalierung
Funktioniert die Lösung bei 40 Events pro Jahr genauso wie bei 600? Und bei mehreren Standorten? Fragt nach Referenzen in eurer Größenordnung, nicht nach Feature-Listen.
5. Kundenschnittstelle
Der wichtigste und am häufigsten übersehene Punkt: Kann der Kunde selbst im System arbeiten? Software ohne Kundenzugang verlagert Arbeit nur, sie reduziert sie nicht.
6. Reporting & Datenqualität
Lassen sich Function Sheets, Forecasts und Auswertungen automatisch erzeugen – oder muss weiterhin jemand Excel pflegen? Datenqualität entscheidet über den Wert jedes Reports.
7. Vertrag & Kosten
Laufzeit, Kündigungsfristen, Preis pro Nutzer oder pro Standort, Einrichtungsgebühr, Support-Umfang. Rechnet immer die Gesamtkosten über 24 Monate, nicht den Monatspreis.
Wie beevent diese sieben Kriterien erfüllt, seht ihr in einer kurzen Demo.
Was kostet Event Software?
Die Spanne ist groß – weil unter dem Begriff sehr unterschiedliche Produkte verkauft werden. Diese vier Rahmen decken den deutschen Markt ab.
Freemium / Einsteiger
0 – 50 € pro Monat
Meist Einzelfunktionen wie Formulare, Checklisten oder Gästelisten. Für gelegentliche Events ausreichend, für den Regelbetrieb einer Location nicht.
Fachlösungen für Locations
150 – 600 € pro Monat
Der übliche Rahmen für spezialisierte Event Software mit Kundenschnittstelle, Dokumentenautomation und Reporting. Oft pro Standort lizenziert.
Bankett-/PMS-Module
je nach Suite, oft 4-stellig pro Jahr
Kommen als Zusatzmodul zur bestehenden Hotelsoftware und werden meist über die Gesamtsuite abgerechnet.
Enterprise & Konzern
individuell
Mehrere Standorte, SSO, individuelle Schnittstellen, eigene Verträge. Preisbildung fast immer verhandelt statt gelistet.
Wichtiger als der Monatspreis ist das Preismodell. User-Lizenzen werden teuer, sobald Küche, Service und Technik mitlesen sollen – und genau das ist der Sinn strukturierter Eventmanagement Software. Standort-Lizenzen sind planbarer, weil die Teamgröße keine Rolle spielt. Nutzungsbasierte Modelle rechnen nach Events oder Volumen und passen für stark schwankende Saisons.
Rechnet zusätzlich immer die einmalige Einrichtung, die interne Zeit für Onboarding und den Support ein. Eine konkrete Kalkulation für euer Haus liefert unser ROI-Rechner, die aktuellen beevent-Konditionen findet ihr auf der Demo-Gespräch.
Event Software vs. Veranstaltungsplaner Software vs. Event Management Tool — was ist der Unterschied?
Drei Begriffe, die im Markt durcheinandergehen. Sie beschreiben nicht dasselbe Produkt, sondern drei verschiedene Blickwinkel auf denselben Prozess.
Event Software ist der Sammelbegriff für den gesamten Werkzeugkasten. Er sagt nichts darüber aus, welche Phase abgedeckt wird oder wer damit arbeitet – er umfasst Buchung, Verkauf, Bankett, Abstimmung und Auswertung gleichermaßen. Wer diesen Begriff verwendet, meint in der Regel „irgendein digitales System für Veranstaltungen“ und muss im zweiten Schritt konkretisieren.
Veranstaltungsplaner Software beschreibt denselben Werkzeugkasten aus der Perspektive der Person, die plant: Vertrieb, Eventmanagement, teilweise auch der Kunde selbst. Hier stehen der Arbeitsplatz und der Tagesablauf im Mittelpunkt – welche Abfragen laufen, welche Fristen offen sind, welcher Kunde noch etwas liefern muss. Die Detailsicht dazu steht auf unserer Seite Veranstaltungsplaner Software für den Planungs-Arbeitsplatz.
Event Management Tool meint die operative Steuerungsebene: Aufgaben, Status, Verantwortlichkeiten, Dokumente und Übergaben zwischen Abteilungen. Es ist weniger persona- als prozessgetrieben und beantwortet die Frage, wie ein Haus viele Veranstaltungen gleichzeitig sauber durch die Organisation bekommt. Mehr dazu unter Event Management Tool für den operativen Betrieb.
Digitaler Event Manager schließlich ist keine Marktkategorie, sondern die konkrete Produktvariante von beevent für Eventlocations und Hotels: der digitale Eventraum, in dem Kunde und Haus gemeinsam arbeiten. Wie dieses Modul aufgebaut ist, zeigt die Seite Digitaler Event Manager als Kern-Modul.
Praktisch heißt das: Die Begriffe stehen nicht in Konkurrenz zueinander. Ihr wählt zuerst die Kategorie, die euch fehlt, und danach die Perspektive, aus der ihr sie bewertet – die des Planers oder die des operativen Betriebs.
Wo beevent in dieses Cluster passt.
beevent ist keine Buchungssoftware und kein CRM, sondern die Kommunikations- und Abstimmungsebene zwischen Kunde und Location.
Kategorie 4, nicht 1 bis 3
beevent besetzt genau die Kategorie, die in den meisten Häusern fehlt: die strukturierte Abstimmung zwischen Buchung und Eventtag. Buchung, Rechnung und Bankettproduktion bleiben dort, wo sie heute laufen.
Vorgeschaltet zu allem anderen
PMS, CRM und Bankettsystem bleiben bestehen. beevent sammelt die Kundenangaben strukturiert ein und liefert saubere Daten – inklusive automatisch erzeugter Function Sheets für Küche, Service und Technik.
Der Kunde arbeitet mit
Jedes Event bekommt einen gebrandeten Eventraum. Der Kunde beantwortet Detailabsprachen selbst, statt sie am Telefon zu diktieren. Das ist der Grund für rund 70 % weniger E-Mails pro Veranstaltung.
DSGVO-konform aus Deutschland
Hosting in Deutschland, klarer Auftragsverarbeitungsvertrag, rollenbasierte Zugriffsrechte für Team, Gewerke und Kunde.
Was Anwender über beevent sagen
"Unsere Kunden sind begeistert vom Tool, da sie selber die volle Kontrolle über ihr Event haben. Wir setzen ca. 150 Veranstaltungen mit nur einem Event Manager um."
Georg Senoner
Geschäftsführer, RIVO Spreeterrassen
"Während andere Systeme sich auf reine Verwaltung beschränken, schafft beevent eine zentrale, transparente Plattform für die gesamte Kommunikation mit dem Kunden."
Anna Holm & Benedikt Feltens
Geschäftsführung, Schloss Arenfels
Häufige Fragen zu Event Software.
Was ist Event Software eigentlich genau?
Event Software ist ein Sammelbegriff für alle digitalen Werkzeuge, mit denen Veranstaltungen verkauft, geplant, abgestimmt und ausgewertet werden. Dazu gehören Buchungssysteme, CRM, Bankettsoftware, die Abstimmungsebene mit dem Kunden und Reporting. Kein einzelnes Produkt deckt alle fünf Kategorien gleich gut ab.
Was ist der Unterschied zwischen Event Software und Eventmanagement Software?
In der Praxis werden beide Begriffe synonym benutzt. Event Management Software betont etwas stärker die organisatorische Steuerung eines Events, Event Software ist der breitere Oberbegriff für den gesamten Werkzeugkasten inklusive Verkauf, Abstimmung und Auswertung.
Welche Event Software passt zu meiner Location?
Das hängt davon ab, wo eure Arbeit tatsächlich hängen bleibt. Fehlt euch Übersicht über Anfragen, braucht ihr ein CRM. Fehlt euch die Belegungslogik, ein Buchungssystem. Verbringt euer Team trotz vorhandener Eventmanagement Software die meiste Zeit mit E-Mails zur Detailabstimmung, fehlt die Kommunikationsebene – dort setzt beevent an.
Was kostet eine Event Software für Eventlocations?
Spezialisierte Event Software für Locations liegt in Deutschland üblicherweise zwischen 150 und 600 Euro pro Monat und Standort. Dazu kommen meist eine einmalige Einrichtungsgebühr und je nach Anbieter Kosten für Schulung und Support. Freemium-Werkzeuge sind günstiger, decken aber nur Teilbereiche ab.
Ist Event Software aus der Cloud DSGVO-konform?
Sie kann es sein – entscheidend sind Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Zugriffsrechte. beevent wird in Deutschland gehostet und ist vollständig DSGVO-konform, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag.
Muss ich bestehende Systeme ablösen, wenn ich neue Event Software einführe?
Nein, und in den meisten Fällen ist das auch nicht sinnvoll. beevent ist bewusst vorgeschaltet konzipiert und arbeitet neben eurem CRM, PMS oder Bankettsystem. Es liefert diesen Systemen strukturierte Daten, statt sie zu ersetzen.
Wie lange dauert die Einführung einer Event Software?
Klassische Bankett- oder PMS-Projekte laufen häufig über mehrere Monate. Eine reine Abstimmungsebene wie beevent ist in der Regel in unter einer Woche produktiv, weil keine Datenmigration und keine Systemablösung nötig ist.
Funktioniert Event Software auch mobil?
Moderne Event Software ist browserbasiert und damit auf Tablet und Smartphone nutzbar. Wichtig ist das vor allem für den Eventtag, wenn Service- und Technikteams das Function Sheet unterwegs abrufen, und für Kunden, die ihre Angaben abends vom Handy aus machen.
Welche Rollen und Rechte braucht eine Event Software?
Mindestens drei: Vertrieb und Eventmanagement mit Vollzugriff, operative Gewerke wie Küche, Service und Technik mit Lesezugriff auf ihre Dokumente, und der Kunde mit Zugriff ausschließlich auf sein eigenes Event. Fehlt die Kundenrolle, bleibt die Abstimmung per E-Mail hängen.
Ersetzt Event Software den Event Manager?
Nein. Sie nimmt ihm die Verwaltungsarbeit ab – Nachfassen, Abtippen, Dokumente bauen – und gibt ihm die Zeit zurück für Beratung und den Eventtag selbst. In der Praxis betreuen Teams mit strukturierter Software deutlich mehr Veranstaltungen pro Kopf.
Event Software für Eventlocations und Hotels — die nächsten Schritte.
Je nachdem, welche Kategorie in eurer Event Management Software fehlt, führt einer dieser Wege weiter.
Schon 60 Minuten Zeitersparnis pro Event reichen aus, damit sich beevent rechnet.
Tatsächlich sparen unsere Kunden durchschnittlich 70 % der gesamten Kundenkommunikation ein – von E-Mails über Telefonate bis hin zu Detailabsprachen vor Ort.
Event Software, die deinem Team Zeit zurückgibt.
Seht in 30 Minuten, wo in eurem Werkzeugkasten die Abstimmungsebene fehlt – und wie beevent sie schließt, ohne bestehende Systeme abzulösen.
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