Function Sheet Vorlage – kostenlos herunterladen

    Ein Function Sheet bündelt alle Informationen zu einer Veranstaltung auf einem Blatt: Zeiten, Gästezahl, Bestuhlung, Menü, Technik, Ansprechpartner. Unsere Vorlage enthält die Felder, die sich in über 1.000 Veranstaltungen als notwendig erwiesen haben.

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    Kein Konto nötig. Das PDF lädt sofort.

    Was in der Vorlage steht

    Eckdaten

    Datum, Zeiten, Raum, Gästezahl

    Ansprechpartner

    Kunde, Location, Dienstleister

    Zeitplan

    Anlieferung, Aufbau, Einlass, Programm, Abbau

    Raum & Bestuhlung

    Bestuhlungsform, Skizze, Bühne

    Speisen & Getränke

    Menüfolge, Unverträglichkeiten, Pauschalen

    Technik

    Ton, Licht, Projektion, Strom

    Personal

    Schichten, Positionen, Briefingzeit

    Besonderheiten

    Dekoration, Sonderwünsche, Notfallkontakt

    So füllst du das Function Sheet aus

    / 01

    Direkt nach dem Vertrag anlegen

    Eckdaten eintragen, solange sie frisch sind. Jede Woche Verzögerung kostet später eine Rückfrage.

    / 02

    Mit dem Kunden gemeinsam füllen

    Bestuhlung, Menü und Ablauf entstehen im Austausch, nicht im Alleingang.

    / 03

    Zwei Wochen vorher einfrieren

    Ab hier gelten Änderungen als Nachtrag und müssen aktiv kommuniziert werden.

    / 04

    Am Vortag an alle Abteilungen verteilen

    Küche, Service und Technik bekommen denselben Stand, nicht drei Versionen.

    Wo eine Vorlage an ihre Grenze kommt

    Mit Vorlage

    • Jede Änderung muss manuell in alle Kopien übertragen werden
    • Küche, Service und Technik arbeiten mit unterschiedlichen Ständen
    • Der Kunde sieht nie, was gerade gilt
    • Versionen heißen „final_V3_korrigiert“

    Mit beevent

    • Das Function Sheet entsteht automatisch aus der Planung
    • Alle Abteilungen sehen denselben Stand in Echtzeit
    • Der Kunde pflegt seine Angaben selbst ein
    • Es gibt nur eine Version

    Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der Digitale Event Manager.

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    Kostenlose Excel-Datei

    Function Sheet Vorlage als Excel

    Die ausfüllbare Excel-Version schicken wir euch per E-Mail.

    Häufige Fragen zur Function Sheet Vorlage

    Ein Function Sheet ist das zentrale Ablaufdokument einer Veranstaltung. Es fasst Zeiten, Gästezahl, Bestuhlung, Speisen, Technik und Ansprechpartner so zusammen, dass Küche, Service und Technik ohne Rückfrage arbeiten können.

    Beide Begriffe meinen in der Praxis dasselbe Dokument. „Bankettmappe“ ist in der Hotellerie verbreitet, „Function Sheet“ im internationalen Veranstaltungsgeschäft. Der Inhalt ist identisch.

    Spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung. Danach sollten Änderungen die Ausnahme sein und aktiv an alle beteiligten Abteilungen kommuniziert werden.

    Ja. Das PDF lädt direkt ohne Anmeldung. Die ausfüllbare Excel-Datei schicken wir per E-Mail.