Alle Infos an einem Ort. Keine Suche mehr. Kein Chaos – egal wie viele Events parallel laufen.
Wie das Team der WHITE Spreelounge an der Berliner Spree mit beevent parallel laufende Veranstaltungen organisiert, Kunden zu aktiven Mitplanern macht und Eventmanagement, Service und Küche auf eine gemeinsame Informationsbasis bringt.
1 Tool
statt vieler Programme parallel
Schneller
Antworten dank verlinktem FAQ-Bereich
Überblick
über alle parallelen Veranstaltungen
Vernetzt
Eventmanagement, Service & Küche
Drei Hochzeitslocation direkt an der Spree
Die WHITE Spreelounge ist eine vielseitige Eventlocation direkt an der Berliner Spree. Auf großzügigen Flächen mit Wasserblick finden hier Tagungen, Galas, Hochzeiten, Firmenfeiern und private Events statt – ergänzt durch das Lighthouse Café und die Alva Lounge mit Terrasse direkt am Wasser.
Sophie Hohlstein, Head of Events, koordiniert mit ihrem Team eine Vielzahl paralleler Veranstaltungen. Mit beevent hat das Team einen zentralen digitalen Veranstaltungsplaner, der frühere Insellösungen ablöst und Kunden, Eventmanagement, Service und Küche zusammenbringt.
„beevent begleitet mich in der Veranstaltungsplanung von Tag 1 bis zur Veranstaltung und ist in meinem Arbeitsalltag gar nicht mehr wegzudenken."
Sophie Hohlstein
Head of Events, WHITE Spreelounge
Was sich mit beevent verändert hat
Ein Tool statt Bankettprofi, Asana, Hubspot & Outlook parallel
Früher waren die Planungsdetails der WHITE Spreelounge auf mehrere Programme verteilt: Bestellungen und Details in Bankettprofi, offene Punkte und Wiedervorlagen in Asana, E-Mails in Hubspot und Outlook. Mit beevent gibt es endlich einen zentralen Ort – jede Information ist genau dort, wo sie hingehört, ohne ständigen Programmwechsel.
Wenn ich nun etwas nachlesen möchte, kann ich ganz schnell im Veranstaltungsplaner nachschauen – ohne diverse Programme parallel öffnen zu müssen.
Überblick über alle parallel laufenden Veranstaltungen
Auf der beevent-Startseite ist der Planungsfortschritt aller Veranstaltungen auf einen Blick sichtbar. In jeder Veranstaltung zeigen offene Aufgaben und Unterpunkte, was als Nächstes zu tun ist. Mit dem Filter „nicht beantwortete Fragen anzeigen“ wird sofort klar, an welcher Stelle noch Input fehlt.
Inspiration für Kunden – und ein klarer Guide
Gerade Kunden, die ohne konkrete Vorstellung in die Planung starten, nutzen beevent als Inspirationsquelle. Sie sehen direkt, was möglich ist, werden kreativ und erkennen gleichzeitig, welche Informationen für die WHITE Spreelounge besonders wichtig sind. Automatische Erinnerungen zu überfälligen Aufgaben halten den Planungsstand aktuell.
Eine gemeinsame Informationsbasis für Eventmanagement, Service & Küche
Alle Absprachen mit dem Kunden sind in beevent festgehalten. Service und Küche können anhand der hinterlegten Details und Berichte frühzeitig mit Personalplanung und Warenbestellung starten. Am Veranstaltungstag wissen alle Bereiche genau Bescheid – Wünsche und Vorstellungen werden zuverlässig umgesetzt.
Am Tag der Veranstaltung kann ich beruhigt sein – alle Bereiche haben die relevanten Informationen vorliegen.
Weitere Einblicke
Kundenfeedback
Die Rückmeldungen sind überwiegend sehr positiv – besonders gelobt wird, wie übersichtlich alles gestaltet ist. B2B-Kunden zeigen sich begeistert, weil sie diese Form der Zusammenarbeit von anderen Locations so noch nicht kennen.
Anfangsbedenken
Anfangs gab es die Sorge, dass eine Software den persönlichen Kundenkontakt ersetzen könnte. Im Alltag hat sich aber schnell gezeigt: beevent bildet eine gemeinsame Planungsgrundlage, die Absprachen vereinfacht – ohne den persönlichen Austausch zu ersetzen.
Heute nicht mehr wegzudenken
beevent begleitet die Eventplanung in der WHITE Spreelounge von Tag 1 bis zur Veranstaltung – und ist aus dem Arbeitsalltag von Sophie Hohlstein nicht mehr wegzudenken.
Eindrücke aus der WHITE Spreelounge
Vom Lighthouse Café über die Alva Lounge bis zum Eventbereich an der Spree – die Räume, in denen Tagungen, Galas und Hochzeiten dank beevent reibungsloser geplant werden.
Alle Fotos: ©WHITE Spreelounge
Auch eure Location kann das.
Seht in 30 Minuten, wie beevent eure Eventplanung transformiert – so wie bei der WHITE Spreelounge Berlin.
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