Die wichtigsten Funktionen des Digitalen Event Managers
beevent organisiert die komplette Kommunikation zwischen Location und Kunde während der Eventplanung – strukturiert, digital und effizient.
Was ist ein digitaler Event Manager?
Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabstimmung zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt – statt per E-Mail, Telefon und PDF.
beevent wird deshalb auch digitaler Veranstaltungsplaner genannt: Kunden planen ihr Event zu großen Teilen selbst, das Team wird entlastet, und aus allen Angaben entsteht automatisch das Function Sheet. Und mit dem Angebotsgenerator für Locations erstellt ihr Eventangebote in Minuten.
Software oder Berufsbild?
„Digitaler Event Manager" bezeichnet auch ein modernes Berufsbild – Eventmanager:innen, die hybride und digitale Veranstaltungen verantworten. Diese Seite beschreibt jedoch die Software, die genau diese Arbeit automatisiert: digitale Detailabsprachen, automatische Function Sheets, Aufgaben & Fristen, Forecasts. Wer als Eventmanager:in arbeitet, findet hier das Werkzeug – nicht die Stellenanzeige.
Alles was ihr für die Eventplanung braucht
Digitale Detailabsprachen
Strukturierte Fragenkataloge ersetzen endlose E-Mails, Telefonate und Meetings mit euren Kunden.
- Strukturierte Abfragen statt freier E-Mail-Texte
- Alle Absprachen nachvollziehbar dokumentiert
- Kunden und Teams sehen den gleichen Stand
Automatische Function Sheets
Für jede Abteilung wird automatisch das passende Function Sheet generiert – kein manuelles Zusammenstellen mehr.
- Automatische Zusammenführung aller Planungsdetails
- Sofort einsatzbereit für alle Abteilungen
- Immer auf dem aktuellen Stand
Kundenaufgaben mit Fristen
Kunden erhalten klare Aufgaben mit Deadlines. Automatische Reminder sichern pünktliche Rückmeldungen.
- Automatische Aufgabenlisten und Erinnerungen
- Wichtige Details kommen rechtzeitig an
- Eventmanager müssen nicht mehr hinterherlaufen
Berichte & Forecasts
Küchenchef, F&B, Technik – jede Abteilung bekommt individuelle Forecasts auf kommende Events.
- Automatische Auswertungen und Statistiken
- Forecast für kommende Veranstaltungen
- Export-Funktion für interne Reportings
Reporting & Auswertungen
Übersicht über offene Aufgaben, unbeantwortete Fragen und operative Reports für Eventmanager.
- Fehlende Informationen werden hervorgehoben
- Deutlich effizientere Eventvorbereitung
- Automatische Function Sheets für jede Abteilung
Bestuhlungs- & Ablaufplanung
Bestuhlungspläne aus der Bibliothek und gemeinsame Ablaufplanung mit euren Kunden.
- Digitaler Ablaufplan für jedes Event
- Weniger Missverständnisse, bessere Vorbereitung
- Änderungen sofort für alle sichtbar
Noch mehr Möglichkeiten
Raumübersicht
Behalte den Überblick über alle Räume und deren Belegung – welche Räume wann verfügbar sind.
Dateien-Austausch
Dokumente, Bilder und Dateien direkt im Eventraum austauschen – kein E-Mail-Anhang geht mehr verloren.
Interne Checklisten
Interne Checklisten für dein Team, die nur für Mitarbeitende sichtbar sind.
Berichte & Forecast
Automatische Berichte über eure Veranstaltungen und Forecasts über kommende Events.
E-Mail-Reminder für Kunden
Kunden erhalten automatische Erinnerungen zu offenen Aufgaben und Fristen.
Automatische Function Sheets
Aus allen Eventdetails wird automatisch ein vollständiges Function Sheet generiert.
Digitale Detailabsprachen
Alle Detailabsprachen laufen digital und strukturiert – statt in langen E-Mail-Verläufen.
Mehr Zeit für Verkauf & Beratung
Eventmanager verbringen bis zu 80 % weniger Zeit mit Abstimmungen.
Das Ergebnis
Der Digitale Event Manager strukturiert die komplette Kommunikation zwischen Eventlocation und Kunde während der Planungsphase.
Häufige Fragen zum digitalen Event Manager
Was ist ein digitaler Event Manager?
Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabstimmung zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt – statt per E-Mail, Telefon und PDF. Kunden planen ihr Event zu großen Teilen selbst in einem digitalen Eventraum; aus allen Angaben entsteht automatisch das Function Sheet für den Betrieb.
Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Event Manager und einem CRM?
Ein CRM verwaltet Anfragen, Kontakte und Buchungen vor dem Vertragsabschluss. Ein digitaler Event Manager wie beevent setzt nach der Buchung an und strukturiert die Detailabstimmung mit dem Kunden während der Planungsphase. beevent ersetzt kein CRM, PMS oder Bankettsystem, sondern ergänzt bestehende Systeme um genau die Schicht, die heute per E-Mail und Telefon abläuft.
Welche Aufgaben übernimmt der digitale Event Manager automatisch?
beevent übernimmt strukturierte Detailabfragen beim Kunden (Catering, Technik, Bestuhlung, Zeitplan), versendet automatische Reminder zu offenen Punkten und Fristen, generiert aus allen Angaben Function Sheets für den Betrieb und liefert Forecasts zu Auslastung und Umsatz – ohne dass das Eventteam die Daten manuell zusammenträgt.
Für welche Eventgrößen eignet sich beevent?
beevent ist auf Events von rund 20 bis über 1.000 Gästen ausgelegt – von Tagungen und Hochzeiten über Firmenevents bis zu Konferenzen und Galas. Der gleiche digitale Eventraum funktioniert sowohl für kleine, schnell organisierte Termine als auch für komplexe Großveranstaltungen mit mehreren Räumen und Dienstleistern.
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